Zeitersparnis bei der Fitnessstudio Verwaltung im Januar

Der Jahresanfang ist für viele Fitnessstudio-Betreiber eine sehr geschäftige Zeit mit neuen Verträgen und fleißigen Mitgliedern mit Neujahrsvorsätze.

Zwischen Onboarding, der Verwaltung von Anmeldungen und Zahlungen, der Erstellung von Trainingsprogrammen, und dem Versuch, Neuankömmlinge zu gewinnen und diese auch zu halten, bleibt dir kaum noch Zeit, deine Mitglieder zu coachen.

Wir haben die zehn wichtigsten Tipps und Tricks zusammengetragen, die du in dieser stressigen Phase nutzen kannst, um in einem geschäftigen Fitnessstudio den Überblick zu behalten.

Und denk daran - es ist nie nicht zu spät, mit der Organisation zu beginnen. Ein besseres Zeitmanagement für dein Fitnessstudio bedeutet mehr Zeit, die du mit den Mitgliedern verbringen kannst - das bedeutet glücklichere Mitglieder, die wiederum weitere Kunden durch die Tür bringen.

#1 Übergib deine Aufgaben

Versuche nicht zu sehr, in deinem Fitnessstudio eine One-Man-Show zu sein. Denke auch daran, dass der Januar eine geschäftige Zeit ist und es in Ordnung ist, in dieser Zeit etwas mehr von deinen Mitarbeitern und Kollegen zu verlangen.

Die Aufteilung von Aufgaben innerhalb deines Fitnessstudio-Teams ist eine effektive Möglichkeit, dein Unternehmen zu managen. Kleine Aufgaben kann man hervorragend abgeben - denn obwohl sie einzeln gesehen nicht viel von deiner Zeit in Anspruch nehmen, machen sie zusammengenommen einen großen Teil der Arbeit aus.

Wenn du eine Aufgabe abgibst, gib deinem Mitarbeiter klare Anweisungen darüber, was du erwartest und wie er oder sie die Aufgabe erledigen müssen.

Stelle ihnen alle Ressourcen zur Verfügung, die sie für die Erledigung der Aufgabe benötigen, und stelle sicher, dass sie die nötigen Fähigkeiten haben, die Aufgaben zu bewältigen.

Unser Tipp

Nutze eine Aufgabenverwaltungssoftware, um alle Arbeitsabläufe effizient an einem Ort zu strukturieren. Mit wenigen Klicks weist du deinen Mitarbeitern Aufgaben zu, damit dein Unternehmen reibungslos läuft.

#2 Digitalisiere deine Trainingspläne

Jeder Fitnessstudio-Besitzer und Personal Trainer weiß, wie viel Zeit die Organisation maßgeschneiderter Trainingspläne für jedes ihrer Mitglieder in Anspruch nimmt.

Wenn du die Trainingspläne von Hand erstellst, kannst du leicht Stunden damit verbringen, einen einzigen Plan für ein einzelnes Mitglied zu erstellen.

Anstatt sich mit Papierkram rum zu quälen und Handzettel für Fitnessstudio-Besucher zu erstellen, solltest du deine Trainingsprogramme digitalisieren und damit eine Menge Zeit sparen.

Nutze eine Software für digitale Trainingspläne, um in wenigen Minuten professionelle Trainingspläne zu erstellen und mit deinen Kunden zu teilen. Das spart dir im Fitnessstudio Zeit, indem du Trainingspläne duplizierst und Übungen aus einer Datenbank beziehst.

Unser Tipp

Mit dem Workout-Editor von Virtuagym kannst du personalisierte Trainingspläne erstellen, die Pläne per App an deine Kunden und Mitglieder schicken und über die Trainingsapp deren Fortschritt verfolgen.

#3 Verwende digitale Verträge

Mehr Fitnessstudio-Mitglieder bedeuten mehr Verträge. Das bedeutet zusätzlichen Papierkram und weniger Zeit für das Training deiner Mitglieder.

Wenn du keine Lust mehr auf menschliche Fehler wie Tippfehler, unleserliche E-Mail-Adressen oder falsche Bankkontonummern hast, dann solltest du den dringend notwendigen Wechsel zu einer digitalen Mitgliederverwaltungssoftware vornehmen.

Du kannst beruhigt sein - nicht nur weil du weißt, dass weniger Papiermüll produzierst. Du kannst auch Zeit gewinnen, indem du Daten online erfasst und verwaltest.

Weniger Fehler in den Verträgen bedeuten auch mehr Einnahmen für dein Fitnessstudio.

Unser Tipp

Nutze deinen eigenen Webshop zum Verkauf von Mitgliedschaften! Neue Kunden und Bestandskunden können Mitgliedschaften über deine Website erwerben und erneuern. Somit kannst du deine Verkäufe steigern und Zeit bei der Registrierung neuer Kunden sparen.

#4 Vereinfache die Zahlungsstruktur

Wenn wir schon beim Thema Zahlungen sind, überlege dir, wie handlich deine momentane Zahlungsstruktur ist.

Die Verwaltung ist generell zeitaufwändig, daher sollte die Methode, wie du Zahlungen von Mitgliedern entgegennimmst, so einfach wie möglich sein.

Eine sinnvolle Möglichkeit, Zahlungen zu erleichtern, ist der Einsatz von Software, die wiederkehrende Zahlungsvorgänge automatisiert. Du kannst ein Verwaltungstool verwenden, das die Abrechnung für dich übernimmt.

Unser Tipp

Mit Programmen wie der Virtuagym Zahlungssoftware kannst du dein bevorzugtes Rechnungsdatum festlegen und die Beiträge werden automatisch abgerechnet. Das bedeutet weniger Stress für dich: Du musst nicht mehr den unbezahlten Rechnungen hinterherjagen - sie werden automatisch vom Konto deiner Mitglieder abgebucht!

#5 Verwende ein Terminplanungs-Tool

Wenn du sie noch nicht bereits verwendest, könnte der Wechsel zu einer Online-Kursplanungssoftware dein Leben verändern.

Wir meinen das ernst. Wenn du deinen Mitgliedern den Zugang zu Online- Buchungen der Kurse auf einer Website und/oder einer App ermöglichst, kannst du die Teilnahme und die Einnahmen erfassen, die Buchungsbestätigung automatisieren und sogar Erinnerungen setzen.

Ermögliche deinen Kunden die Online-Buchung von Personal Trainern, Gruppenunterricht und anderen Serviceleistungen.

Du kannst die Software auch so einstellen, dass eine Warteliste angezeigt wird - so weißt du ganz genau, wie viele Personen sich in der Warteschlange befinden, und auf einen Kursplatz warten, falls Mitglieder aus dem Unterricht aussteigen.

Unser Tipp

Mit der Terminplanungssoftware von Virtuagym kannst du deinen Kunden digitale Credits verkaufen. Kunden können diese Credits für die Buchung von Kursen oder PT-Einheiten verwenden. Dies macht es nicht nur für Kunden einfacher, an Kursen teilzunehmen, sondern auch für dich, Kurse zu verkaufen.

#6 Vereinfache den Check-in-Prozess

Wenn dein Fitnessstudio oder Fitnesscenter immer eine Person benötigt, die beim Registrieren der Mitglieder anwesend sein muss, kannst du mit einem optimierten Check-in-Verfahren viel Zeit sparen.

Barcode-Scanner, Aderbandsysteme oder RFID-Scanner könnten dir viel Zeit sparen und zu einer besseren Aufteilung des Fitnesstudio-Personals führen.

Zusätzlich hilft dir auch, mehr Daten über deine Mitglieder zu sammeln, was den Erfolg deines Fitnessstudios langfristig verbessern könnte.

Schließe einen Scanner an eine App wie Virtuagym an, und schon kannst du die Anwesenheit der Mitglieder erfassen und so tiefere Einblicke in die Aktivitäten deiner Mitglieder gewinnen.

Unser Tipp

Nutze die Check-in-Software von Virtuagym im Zusammenspiel mit unseren Hardware-Partnern, unserer Mitgliederverwaltungssoftware und dem Kreditsystem für ein ganzheitlich eingespieltes Erlebnis.

#7 Optimiere deine Verkäufe mit einem Webshop

Wenn du Produkte in deinem Fitnessstudio anbietest, brauchst du möglicherweise einen Mitarbeiter, der die Mitglieder beim Kauf unterstützt und die Waren an der Kasse scannt.

Ein einfacherer Weg, das zu tun, ist es, Ihre Kunden dazu zu ermutigen, Produkte online und auch über eine App zu kaufen.

Die Einbindung eines Webshops kann die Sichtbarkeit der zu verkaufenden Produkte erhöhen. Dies wird auch deinen Umsatz erhöhen.

Unser Tipp

Du kannst deinen eigenen Webshop auch dazu verwenden, um Trainingspakete deines Fitnessstudios zu verkaufen.

Wenn du beispielsweise 10 Pilates-Kurse zu einem vergünstigten Preis anbietest, kannst du deinen Mitgliedern ermöglichen, dieses Paket im Voraus online zu kaufen. Das beschleunigt die Kundenregistrierung und spart dir viel Zeit ein.

#8 Schaffe Angebote außerhalb des Fitnessstudios

Fitness-Veteranen sind teilweise vielleicht etwas verärgert über den Fitness-Rausch im Januar. Die Klassen könnten überfüllt sein und das Studio könnte sich besonders belebt anfühlen.

Um dem entgegenzuwirken, solltest du den Mitgliedern außerhalb des Fitnessstudios zusätzliche Ressourcen anbieten. Das bedeutet, dass sie auch außerhalb des Studiogebäudes mit dir trainieren können.

Stelle ihnen z.B. eine Fitnessstudio-App zur Verfügung, mit der sie Aktivitäten außerhalb deines Studios ausprobieren können. Du kannst auch deine eigene Video-Workout-Plattform anbieten, um ein hybrides Fitnesserlebnis zu schaffen.

Unser Tipp

Warum eine mobile App von Grund auf entwickeln, wenn du eine bewährte Lösung, speziell entwickelt für die Fitnessbranche erwerben kannst?

Garantiere deinen Kunden ein exzellentes App-Erlebnis und professionalisiere dein Unternehmen mit deiner eigenen markengeschützten mobilen App von Virtuagym.

#9 Tracke die Ernährung deiner Kunden mit einer App

Ähnlich wie bei einem Trainingsprogramm kann es sehr zeitaufwändig sein, die Ernährungspläne der Mitglieder im Auge zu behalten. Leider ist das ein Aspekt des Fitnessstudio-Lebens, das von größeren Unternehmen aus Zeitgründen oft vernachlässigt wird.

Wenn ein Kunde jedoch an einem Ernährungsprogramm festhält, das Fitnessergebnisse liefert, wird er mit seinen Fortschritten viel zufriedener sein - das schafft Loyalität deinem Unternehmen gegenüber.

Unser Tipp

Die Ernährungssoftware der Virtuagym-App stellt deinen Mitgliedern eine umfangreiche Ernährungsdatenbank zur Verfügung. Sie können einfach eingeben, was sie gegessen haben - schon können sie Mikro- und Makronährstoffaufnahme erfassen.

Außerdem kann die App verwendet werden, um digitale Ernährungspläne zu erstellen. Zudem kann sie auch in eine umfassendere mobile App integriert werden, die die Gesamtheit deiner Geschäftsanforderungen verwaltet.

#10 Verwende eine zentrales Social Media Management System für dein Marketing

Wenn du versuchst, dein Geschäft zu betreiben und dich gleichzeitig selbst online zu vermarkten um Leads zu generieren, kannst du dich davon schnell überfordert fühlen.

Wenn du jemanden einstellst, der über die Erfahrung verfügt, die du als Marketing-Verantwortlicher benötigst, dann könnte dir das beim Ausbauen deines Geschäfts Zeit sparen.

Andernfalls könnte die Verteilung verschiedener Marketingaufgaben an die Teammitglieder dir helfen, dass du diese Arbeit nicht aus den Augen verlierst.

Du kannst dich auch für Social Media Verwaltungstools wie Buffer und HootSuite anmelden, die dir dabei helfen können, deine Marketingstrategie für soziale Medien an einem einzigen Ort zu verwalten.

Diese Websites ermöglichen dir das Hochladen und Planen von Inhalten, sodass du nicht den ganzen Tag lang zwischen Telefon und Computer hin- und herwechseln musst.

Unser Tipp

Nutze die Community in deiner eigenen App, um Kommunikation anzuregen, Beziehungen zu deinen Kunden aufbauen, die Motivation aufrechterhalten, und Kundenbindung verbessern.

Zusammenfassung - Begeistere deine Mitglieder durch Fitnessstudio Verwaltung Januar

Die effiziente Verwaltung eines Fitnessstudios im geschäftigen Januar erfordert kluge Strategien und innovative Lösungen. In diesem Artikel haben wir zehn praktische Tipps und Tricks präsentiert, um die Herausforderungen dieser stressigen Zeit zu bewältigen und gleichzeitig Zeit zu sparen.

1. Die Delegierung von Aufgaben innerhalb des Teams, unterstützt durch eine effektive Aufgabenverwaltungssoftware, ermöglicht eine bessere Arbeitsteilung und reduziert den individuellen Arbeitsaufwand.
2. Die Digitalisierung von Trainingsplänen durch den Einsatz moderner Software vereinfacht nicht nur die Planung, sondern fördert auch die Interaktion mit den Mitgliedern.
3. Die Umstellung auf digitale Verträge minimiert nicht nur den Papierkram, sondern reduziert auch menschliche Fehler, was letztendlich zu höheren Einnahmen führt.
4. Eine optimierte Zahlungsstruktur mit automatisierten Zahlungsvorgängen erleichtert die Verwaltung und trägt zu einem stressfreieren Betrieb bei.
5. Die Nutzung von Terminplanungs-Tools ermöglicht es Mitgliedern, bequem Kurse zu buchen.
6. Ein effizienter Check-in-Prozess, unterstützt durch moderne Technologien wie Barcode-Scanner, die Verwaltung und Datensammlung verbessert.
7. Die Integration eines Webshops bietet nicht nur eine zusätzliche Vertriebsplattform, sondern erleichtert auch den Verkauf von Trainingspaketen.
8. Zusätzliche Ressourcen außerhalb des Fitnessstudios, wie eine eigene App oder eine Video-Workout-Plattform, schaffen ein vielseitiges Fitnesserlebnis für Mitglieder.
9. Die Verfolgung der Ernährung durch eine App steigert die Zufriedenheit der Mitglieder und fördert die langfristige Loyalität.
10. Schließlich ermöglicht die Verwendung eines zentralen Social Media Management Systems oder einer In-App-Community eine effektive Vermarktung und Kundenbindung.

Ein ganzheitlicher Ansatz, unterstützt durch innovative Softwarelösungen wie Virtuagym, trägt dazu bei, die Fitnessstudio-Verwaltung im Januar zu optimieren, mehr Zeit für die Betreuung der Mitglieder freizusetzen und somit glücklichere Mitglieder zu gewinnen.

Ein gut organisiertes Fitnessstudio zieht nicht nur neue Kunden an, sondern schafft auch die Grundlage für nachhaltigen Erfolg in der Fitnessbranche.